会社の経費精算について

経理の仕事というと、売上の集計を行ったり、伝票の整理というイメージがありますが、社員にとっては、経費計算を行っていると感じている方が多くなっています。経費精算とは、出張費や会社で必要な文房具、タクシー代などを社員が立て替えた時に、企業が個人に支払う金額の計算などを行っています。タクシー代などは領収書を発行してもらうことが出来ますが、電車やバスを利用した時は領収書を発行してもらうことは難しいので、利用した区間の計算を行います。仕事をする人は個人の出費か会社の経費なのか的確に判断をする必要があります。会社のお金で支払いを行うので大変大切な業務になっています。社員は出張時に立て替えたお金や交通機関を使って移動をした時は、会社にきちんと伝えておくことが大切です。会社では欠かすことが出来ない大切な業務になっています。


のしかかる経費精算の負担

交通費、出張費、会議費など従業員が立て替える経費の精算ですが、ほとんどの会社では毎月経費を申請して、翌月に会社から振り込まれるというような形で経費精算していると思います。この立て替えは従業員にとって、かなり負担になっているという現状をうまく解決する方法はないのでしょうか。つまり、約1か月の間会社にお金を貸していることになり、その分手元で使えるお金が減ってしまいます。クレジットカードでの建て替えであれば、精算金が戻ってくるタイミングと引き落としのタイミングにあまりずれが生じませんので、気になりませんが、印紙などの現金でのみ支払うことができる物の立て替えの場合は、結構シビアな問題になってきます。また、クレジットカードであっても個人で出張の手配をすべて行うような小さな会社の場合、数十万円かかる海外出張費用の立て替えをしたら、カードの上限枠を使い切ってしまい、プライベートでの利用が制限されたというようなケースもあります。しかし、一つ一つの支出をすべて会社あての請求書払いにしたり、会社が仮払い金を出して取引するという方法は、経理の負担が大きく導入されていないのが現状です。


こまめな経費精算をしましょう

会社用の物品を購入したときや出張した際などにしなければならないのが、経費精算です。そして忙しいとつい後回しにしてしまいがちなものでもあります。確かに億劫になってしまいますが、「ちりも積もれば山となる」です。こまめに経費の精算を行なってほしいと願うのが担当するものの気持ちです。営業部隊は何かと忙しく、社内に戻ってきても、書類作成に追われ、あっという間に立て替えている経費は膨れ上がっているものです。そして気が付くと、とってあったはずのレシートが見当たらないなんてことも、よく見かけます。飛び回っている人だからこそ、サポートしてあげたいと思うのが、支える事務の気持ちです。ただし、証憑が見当たらないと助けようもありません。肉体的に忙しいうえに、金銭面で負担すべきでないものまで背負ってほしくはありません。サポートできる資料は思い切って他の人にふって、経費はきちんと精算し、金銭的な不満がたまることのないようにしてほしいというのが、事務部門の切なる願いです。

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